Você consegue planejar de forma ágil?

Se o principal executivo de uma empresa tivesse que escolher, dentre suas atribuições, apenas uma, deveria optar por lidar com as questões estratégicas.

Isso exige pensamento estratégico.

Mas, o que é pensar estrategicamente?

Costumo dizer que as preocupações de quem dirige uma empresa ou organização são semelhantes às de um comandante de avião que nivela a sua aeronave a cerca de 9000 m de altitude, e o seu papel principal é de, sabendo o destino a alcançar, , definir as montanhas que servirão de guia para a trajetória.

Já a tarefa de um gerente está relacionada com, sabendo a montanha a ser alcançada, escolher, a partir das copas das árvores, quais serão as trilhas a serem percorridas.

Por fim, a supervisão e a equipe de operação trabalham no nível do chão, abrindo espaços na mata, para permitir que se possa caminhar e avançar, às vezes somente avançando, às vezes recuando um pouco para avançar mais adiante.

Baseado nisso, podemos dizer que o papel principal dos diretores é definir os rumos para o futuro da organização, ou seja, escolher as montanhas a serem alcançadas, e num caminho longo, vencidas.

E o que tudo isto tem a ver com planejamento estratégico?

O planejamento estratégico consiste em definir, essencialmente, as grandes estratégias para qualquer empresa ou organização alcançar os seus objetivos maiores.

E a quem cabe coordenar tudo isto?

Aos Executivos da Organização, seja uma empresa com fins lucrativos, uma instituição pública, ou uma organização não governamental (ONG).

Mas como fazer isso, diante dos desafios do mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo).

Assim, pergunto a você, gestor:

Como se preparar para fazer planejamento estratégico ágil?

Neste artigo apresento as bases para você fazer planejamento estratégico ágil, apresento um roteiro de cuidados que você deve ter para preparar o terreno, ao decidir fazer seu planejamento estratégico ágil..

Porque fazer planejamento estratégico ágil

A quantidade de transformações que ocorrem no mundo;
A necessidade de ser mais ágeis na tomada e implantação de decisões e ações para responder aos desafios internos e externos;
Tempo escasso de gestores para dedicarem um tempo à reflexão e definição de estratégias;
O excesso de desafios, internos e externos, para os quais devemos encontrar respostas
A pouca disponibilidade de metodologias ágeis para planejamento estratégico;

Conheça mais acessando o artigo 50 RAZÕES PARA FAZER PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ÁGIL.

A seguir apresento os cinco principais ganhos que uma empresa alcança ao adotar o planejamento estratégico ágil.

Para que fazer planejamento estratégico ágil

Você vai compartilhar, de forma ágil, informações sobre as mudanças nos ambientes interno e externo da organização ;
Você vai definir objetivos com objetividade;
Definir diretrizes para tomada de decisão, com orientação para enfrentar novas situações, distintas de situações conhecidas e vivenciadas no passado;
Agilizar tomada de decisões, com base nestas diretrizes definidas;
Priorizar as prioridades para o futuro imediato. Sem redundância, o “priorizar as prioridades” significa priorizar o essencial do essencial, forçando o exercício do desapego.

Conheça mais acessando o artigo 50 RAZÕES PARA FAZER PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ÁGIL.

Mas, afinal, como entender melhor o planejamento estratégico ágil?

Apresento a seguir dez princípios do planejamento estratégico ágil.

Princípios do Planejamento Estratégico Ágil

Eis os princípios do planejamento estratégico ágil.

A prioridade do Planejamento Estratégico Ágil deve ser satisfazer o cliente, através da entrega de produtos e serviços com valor agregado;
Formule estratégias com pessoas motivadas. Dê a elas as condições necessárias para que, com confiança, executem o seu trabalho;
As pessoas envolvidas na execução da estratégia devem trabalhar contínua, diariamente e coletivamente na sua compreensão e execução;
Simplicidade na formulação leva a simplicidade na execução. Para um bom planejamento estratégico ágil, menos é mais. Portanto, priorize um plano feito do que um plano perfeito;
Mudanças no plano elaborado são bem-vindas. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente;
Executar as estratégias, mesmo que com pequenos ajustes, é mais importante do que investir mais tempo em sua formulação;
Estabeleça relações de confiança para e entre as pessoas responsáveis pela execução da estratégia;
Um plano estratégico elaborado, executado e acompanhado, é a medida mais importante de trabalho;
Processos ágeis de acompanhamento e atualização são a essência do planejamento estratégico ágil;
Revisão e atualização contínua do plano são tão ou mais importantes que sua formulação.

O que é planejamento estratégico ágil

Primeiramente, devemos compreender qual o papel do planejamento estratégico.

Planejamento estratégico é o processo de analisar uma empresa/organização em relação ao ambiente em que atua, e definir objetivos de longo prazo, a serem alcançados através de estratégias de longo, médio e curto prazos.

Qual a diferença então para o planejamento estratégico ágil?

O conceito de planejamento estratégico tem a mesma base do conceito de planejamento estratégico tradicional e usual.

A diferença reside, sim, na utilização de princípios e métodos que permitam a formulação do plano de forma mais ágil e objetiva, e que o seu acompanhamento aconteça de forma mais frequente e flexível, permitindo uma sintonia maior da organização às transformações dos ambientes externo e interno.

O planejamento estratégico ágil se caracteriza por ser:

Elaborado com agilidade;
Facilmente compreensível;
Simples de executar;
Flexível e adaptativo;
Focado em resultados de 3 a 6 meses;
Monitorável;
Atualizável.

Preparando o terreno para fazer planejamento estratégico ágil

O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ÁGIL, para ser bem sucedido, requer alguns cuidados em termos de preparativos.

Tome a decisão de planejar! Este é o ponto mais importante. Decida planejar! Você precisa decidir que não pode continuar se desculpando pela falta de tempo, pela quantidade de problemas, pela necessidade de decisões, e continuar sem fazer uma analise mais detalhada sobre os rumos mais importantes que o negócio deve seguir;

Decida fazer uma parada estratégica! Por vezes, executivos resistem a ficar um dia sem ir para o trabalho, a distanciar-se da organização ou empresa, mesmo que estejam com atenção focada nos negócios. Por outro lado, o tempo que você dedica a pensar no negócio, estando fora do negócio, pode trazer insights e decisões que vão ser muito importantes para os negócios, produtos e serviços. Portanto, não é demérito algum, nem sinônimo de preguiça, você estar fora do ambiente de trabalho, para pensar melhor sobre o futuro de suas atividades. Fazer uma parada estratégica é a mais importante de todas as decisões, para o futuro, sobrevivência e crescimento da organização;

1. Defina seu time estratégico. Não queira ser o dono da verdade, nem achar que você sabe tudo. Por mais inteligente e conhecedor que você seja, sua equipe sempre poderá colaborar, trazendo informações e contribuições para a estratégia Isso não significa dizer que você deve ouvir absolutamente todo mundo, o chamado planejamento estratégico participativo, que estimula a participação de todos na organização. Pensamento estratégico requer conhecimento e profundidade, e os gestores imediatos devem ser os que têm maior potencial de contribuir para a estratégia futura;
2. Afaste os “importunadores de plantão”. A ideia aqui é que você crie uma condição para afastar as pessoas que lhe consultam a toda hora, muitas vezes desnecessariamente, para tratar de assuntos que poderiam perfeitamente ser tratados em outra oportunidade, mas que, por insegurança, desconfiança, ou bajulação, ficam lhe consultando frequentemente, incansavelmente, e insistentemente;
3. Defina uma agenda. Escolha data e horário para começar e para terminar. Resista ao máximo à ideia de agendar apenas o início. Se você definir apenas o início, correrá risco de descontinuidade, e até mesmo de não concluir. Para isso acontecer, defina quantas sessões vocês precisarão até ter o plano estratégico concluído;
4. Defina um local tranquilo. Escolha um local calmo, isolado, em que você possa refletir e aprofundar com seu time estratégico. NUNCA faça planejamento estratégico no ambiente de trabalho, durante o horário comercial, pois você não vai conseguir se concentrar;
5. Defina a logística. Gente e ambiente não é suficiente! Você vai precisar de recursos físicos, como equipamento e tecnologia compatíveis. Se optar por encontros remotos, dispositivos, aplicativos e disponibilidade de conteúdos, além de acesso à internet adequados. Se optar pelo modelo presencial, além de dispositivos, aplicativos e conteúdos, vive deverá viabilizar espaço adequado, e possivelmente coffee-break;
6. Defina papéis. Dentre a equipe participante, escolha pessoas que terão a incumbência de, além de contribuir com conteúdo, coordenar, moderar, relatar, e controlar o tempo e cronograma de discussões. Você poderá ter outros papéis, mas deverá ter, pelo menos, um coordenador, um moderador, um controlador de cronograma e tempo, e um relator, para registrar as decisões;
7. Afaste-se dos problemas do dia a dia. Nada que tenha acontecido ontem, ou muito recentemente, tem importância estratégica, a menos que tenha abrangido toda a organização, seja um problema de diretoria, e que tenha impacto no longo prazo. Problemas sérios que aconteceram recentemente acabam dando um viés no momento de parada estratégica. É preciso separar um problema grave de um problema estratégico. Problema do dia a dia, por mais grave que tenha sido, não é necessariamente um problema estratégico;

Convide um participante externo, que lhe ajude a moderar as reflexões e discussões. Um convidado pode trazer isenção e conteúdo, ajudando a fazer as reflexões estratégicas necessárias. Convidados, com credibilidade e autoridade, servem de apoio e motivação para tornar as discussões mais claras e menos tendenciosas. Se o convidado tiver a capacidade de contribuir nas discussões, a participação será ainda mais oportuna. Esse convidado deverá ter a capacidade de contribuir na moderação das discussões, algo valiosíssimo;

Enfim, planeje! Vencidas essas etapas, é hora de trabalhar. Com time, local e logística definidos e viabilizados, é hora de botar as cabeças para pensar e planejar;
Você precisa divergir e convergir. O duplo diamante, ferramenta essencial do Design Thinking, é bem oportuno durante o planejamento estratégico. A ideia de analisar o ambiente, levantar possibilidades, diversas, potencializa a identificação de soluções possíveis, com criatividade e expansão. Divergir significa expandir possibilidades, para depois convergir, direcionando para as decisões de fato mais importantes e prioritárias;
Defina o sistema de acompanhamento. O princípio 9 – “processos ágeis de acompanhamento e atualização são a essência do planejamento estratégico ágil” – estabelece a necessidade de fazer acompanhamento do plano como forma de validar, avaliar e ajustar a estratégia. Monitorar é etapa fundamental para o sucesso da estratégia;
Execute o plano! Conforme o princípio 6 – “executar as estratégias, mesmo que com pequenos ajustes, é mais importante do que investir mais tempo em sua formulação”. Portanto, execute seu plano, lembrando do princípio 5: “mudanças no plano elaborado são bem-vindas. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente”;
Acompanhe e ajuste. O princípio 10 – “Revisão e atualização contínua do plano são tão ou mais importantes que sua formulação” – nos leva à etapa final, que é o recomeço de tudo, pois induz à reciclagem atualizada do que foi planejado. O Plano é feito para ser “descumprido”, ou seja, para servir de referência, e permitir reflexão, ajuste, e atualização. Nenhum plano é executado integralmente, na forma e conteúdo original de sua versão inicial.

No próximo artigo, apresento como você pode fazer planejamento estratégico ágil (Após publicado, inserir o link aqui)

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Nota: Todas as imagens utilizadas neste artigo foram obtidas junto ao Site Pixabay.