Gestor de estratégias e projetos
No artigo OS DESAFIOS DO GESTOR ESTRATEGISTA discutimos a necessidade de o gestor pensar estrategicamente, fazer acontecer as estratégias e acompanhar a execução das estratégias.
Pensar estrategicamente tem a ver com planejamento estratégico. Fazer acontecer as estratégias tem a ver com executar os projetos e iniciativas derivadas das estratégias. Acompanhar a execução das estratégias é viabilizada através da gestão estratégica.
No artigo NÃO FAÇA PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SEM SABER DISTO tratei do planejamento estratégico. No artigo NÃO TENTE FAZER GESTÃO ESTRATÉGICA ANTES DE LER ESTE ARTIGO tratei da gestão estratégica. Neste artigo, vamos tratar da gestão de projetos.
Por isso, começo perguntando:
O que é necessário saber para fazer uma boa gestão de projetos?
Neste artigo abordo a gestão de projetos (e iniciativas), tratando de o que é, por que fazer, quais os princípios, em que consiste, o que deve ser feito, e os ganhos do gestor de projetos.
As 3 tarefas do gestor estrategista
O gestor estrategista preocupa-se predominantemente com o futuro dos negócios da empresa. Pode-se dizer que sua atribuição basicamente é de desenhar o futuro dos negócios, e estabelecer estratégias para alcançar este futuro.
A gestão estratégica é a atribuição de maior importância para o gestor estrategista, pois lida com o futuro dos negócios.
O GESTOR ESTRATEGISTA pensa, planeja e faz o futuro acontecer
O gestor estrategista está preocupado com o futuro. Para alcançar este futuro, o gestor vai precisar engajar seu time.
Para “gerenciar o futuro” o gestor estrategista dispõe de 3 ferramentas principais: planejamento estratégico; gestão estratégica; gestão de projetos e iniciativas. A seguir detalho a gestão de projetos.
Por que fazer gestão de projetos?
A gestão de projetos e iniciativas se diferencia da gestão da operação, do dia a dia da empresa, por que enquanto esta (operação) tem como papel garantir o funcionamento dos negócios como estabelecidos e consolidados, a gestão de projetos tem como papel preponderante mudar a operação, atualizando e aperfeiçoando produtos e serviços, processos e sistemas de gestão, para manter a empresa em sintonia com o mercado e a sociedade.
A gestão de projetos e iniciativas precisa ser feita para garantir a evolução, inovação e melhoria dos negócios. É talvez, o maior desafio de um gestor, porque enquanto a gestão da operação por si só exige atenção, velocidade de resposta, e faz o gestor não esquecer do seu papel, no dia a dia, a gestão de mudanças – sim projetos e iniciativas estratégicas são essencialmente mudanças – pode ser deixada para o dia seguinte, ou mesmo semana e meses seguintes.
Princípios da gestão de projetos
Para que a gestão de projetos produza os resultados desejados, alguns princípios devem ser observados:
- Gestão de projetos e gestão da rotina (operação) se complementam, mas são coisas distintas, com objetivos distintos, metodologias e ferramentas distintas;
- Quanto melhor definido e planejado seja um projeto, maiores serão as chances de alcançar os resultados desejados;
- Tão importante quanto o produto final de um projeto é a definição de seus produtos intermediários;
- A identificação dos stakeholders (partes interessadas) do projeto é tão importante quanto o seu envolvimento ativo e participativo;
- Nenhum projeto pode prescindir de uma equipe qualificada, engajada e comprometida;
- Comunicação antes e durante o projeto são preponderantes para cumprimento de plano e cronogramas;
- Acompanhamento é possivelmente mais crítico do que um plano bem elaborado e detalhado;
- Ter indicadores claros para medir a evolução e as entregas do projeto é crucial;
- Todo projeto tem chance de atrasar, ultrapassar orçamento, ou fazer alguma entrega diferente do planejado. Conte com isso. Mas trabalhe forte para ser o mínimo possível;
- Nenhum projeto é executado exatamente conforme planejado. Mas empenhe-se ao máximo para chegar o mais próximo possível.
O que é gestão de projetos?
Gestão de iniciativas e projetos é a sistemática adotada pela empresa para o planejamento, acompanhamento, execução e ajustes dos projetos e iniciativas de melhoria das empresas, sejam estas melhorias relacionadas a produtos, serviços, processos e sistemas.
Em que consiste a gestão de projetos?
A gestão de projetos e iniciativas consiste em:
- Identificar projetos e iniciativas de melhoria;
- Elaborar planos para desenvolvimento dos projetos e iniciativas;
- Realizar acompanhamento da evolução de projetos e iniciativas;
- Promover ajustes nos projetos e iniciativas visando garantir seus objetivos, prazos, conclusão, e alcance de metas;
- Avaliar o impacto dos projetos e iniciativas na estratégia da empresa.
O que o gestor de projetos faz
O trabalho do gestor de projetos passa por cinco fases: iniciar; planejar; executar, controlar, e encerrar o projeto. A seguir detalho cada uma dessas fases:
- Iniciar o projeto. Isso inclui: assumir liderança do projeto; integrar o projeto ao plano do negócio da empresa;
- Desenvolver o planejamento geral do projeto. Isso inclui: definir o escopo do projeto; listar as atividades; elaborar cronograma; prover os recursos; estimar os custos; elaborar o plano do projeto; montar a equipe; organizar a comunicação; planejar riscos;
- Executar o Projeto. Isso inclui: executar o plano do projeto; distribuir informações; estimular a equipe;
- Controlar a execução do projeto. Isso inclui: controlar as alterações do escopo; reprogramar as atividades; elaborar relatórios periódicos, informar sobre os progressos do projeto; controlar o cronograma; controlar custos; controlar prazos; monitorar controle do risco;
- Encerrar o projeto. Isso inclui: avaliar as entregas do projeto; formalizar o encerramento do projeto.
Os ganhos do gestor de projetos
Uma boa gestão de projetos permite:
- Ganhos de receitas ou redução de despesas com a implantação dos projetos e iniciativas;
- Reduzir prejuízos decorrentes de descumprimento de prazos e orçamento no desenvolvimento de projetos e iniciativas;
- Integração entre a gestão da operação (dia a dia), a gestão de melhorias (projetos, iniciativas) e a gestão da inovação na empresa;
- Aprendizado com gestão de mudanças;
- Atualização da empresa às demandas do mercado.
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Nota: Todas as imagens utilizadas neste artigo foram obtidas junto ao Site Pixabay.