No artigo Como entender o PDCA e alcançar melhores resultados, escrevi sobre a Administração no estilo “Apagar incêndio”, e introduzi o Ciclo PDCA, detalhando O que é e para que serve o PDCA, e apresentando As etapas do PDCA
Neste artigo, detalho a etapa de Planejamento.
Sobre Planejar e Planejamento
Planejar consiste em definir O QUE você quer fazer, e COMO você vai proceder para chegar lá. Definir O QUE consiste em definir objetivos e metas para você ou para o seu negócio. Uma vez que isto tenha sido definido, é necessário definir os métodos que lhe permitirão alcançar os objetivos e metas.
Como na imagem seguinte, se O QUE você quer é fazer uma viagem, a primeira coisa a ser definida é o destino. Depois você definirá as maneiras que percorrerá para chegar lá.
Para uma viagem, tendo definido o destino final, dependendo do seu objetivo em relação à viagem, você vai optar por avião, automóvel ou navio, vai definir o período de viagem, com quem você vai, o que você vai levar, quanto tempo vai durar a viagem, onde vai se hospedar, como vai se locomover, e, por fim, como vai retornar. A tudo isso chamamos de MÉTODO, que corresponde ao COMO, descrito anteriormente.
Planejamento nem sempre é algo aceito pelas pessoas, e menos ainda algo praticado de forma ordenada. Veja quatro sentenças muito citadas sobre o assunto.
Enquanto alguns vivem acreditando que “quem espera sempre alcança” (ditado popular), outros defendem que “quem quer faz, quem não quer manda” (ditado popular), concordando com John Lennon que afirmou ser “a vida aquilo que acontece enquanto você está fazendo outros planos” , mas numa postura exatamente oposta de Mario Quintana, ao defender que “o segredo não é correr atrás das borboletas, mas cuidar do jardim para que elas venham até você.
Veja bem. O que temos por trás de pensamentos como esses? A ideia de que “deixe a vida me levar” é uma boa maneira para viver e alcançar objetivos na vida. Felizmente, temos a sabedoria de Quintana ao propor uma estratégia diferente, inteligente, coerente e convergente, reforçada por Vandré, que cantou “quem sabe faz a hora, não espera acontecer“. Para Quintana, apagar incêndio não é o caminho.
Pois se o objetivo está relacionado com O QUE se quer fazer, a estratégia será necessária para definir COMO chegar lá. Assim como na viagem, em termos profissionais ou empresariais, responder COMO vai exigir a definição de métodos de trabalho necessários ao alcance dos resultados.
A essência do sucesso de empresas e organizações, que envolvem várias pessoas, produzindo elevadas quantidades de produtos ou prestando serviços a vários clientes, reside em fazer com que os processos sejam executados, por diferentes pessoas, quando não por máquinas, com o mesmo padrão de qualidade e produtividade, de forma a contribuir para os resultados globais da organização.
Isto só é alcançado com a padronização de processos, atividades e tarefas. E a base para uma boa padronização começa na definição e mapeamento dos processos.
Na imagem seguinte você pode ver a ilustração de um gestor fazendo o mapeamento de um processo, justamente para definir o método de trabalho a ser colocado em prática por sua equipe.
Garantir que os processos sejam definidos de forma harmônica e planejada, organizada, estruturada e, enfim, padronizada, constitui uma das tarefas mais importantes do gestor.
Você poderá ver em detalhe, cada uma das etapas do P-D-C-A, nos artigos relacionados abaixo:
- P de Planejar (Plan em inglês)
- D de Executar (Do em inglês)
- C de Checar, ou Avaliar (Check em inglês)
- A de Agir (Act em inglês)
Assista o vídeo Gestão Simplificada.
