Suas reuniões têm sido eficientes e eficazes? Você sente que as reuniões são objetivas? Produtivas? O que é discutido em suas reuniões leva a decisões conclusivas? As decisões tomadas são, de fato, executadas?

Em artigo anterior, relacionei problemas comuns das reuniões, fatores que provocam aqueles problemas, e apresentamos algumas sugestões para melhorar suas reuniões. Neste artigo apresento As Dez Regras de Ouro para Reuniões Altamente Produtivas.

Antes da reunião

1. Estabeleça, formalize e comunique uma pauta. Defina horário para discussão de cada assunto pautado.

2. Distribua a pauta, previamente, e estimule os participantes a trazerem posições e proposições para a reunião.

Durante a reunião

3. No início da reunião, apresente a pauta definida. Assim, todos estarão ligados no assunto a ser tratado.

4. Estimule a participação de todos.

5. Mantenha o controle “apertado” sobre o tempo total e o tempo disponível para cada assunto pautado.

6. Mantenha o controle apertadíssimo das discussões em torno da pauta estabelecida.

7. Eleja duas pessoas chave para o sucesso da reunião: um secretário e um controlador do tempo

8. Elabore uma ata simples, curta e objetiva, onde constem as decisões tomadas, responsáveis pelos encaminhamentos e prazos de execução.

Depois da reunião

9. Distribua a ata para todos os participantes

10. Acompanhe a execução do que foi combinado, e inclua uma prestação de contas na pauta da próxima reunião.

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