O CPF que todo gestor precisa conhecer e usar
No artigo O CPF QUE TODO GESTOR DEVE USAR apresentei a você a ideia do CPF DO GESTOR (Conceitos, Princípios e Ferramentas), como algo imprescindível para uma boa gestão
Por que e para que o CPF DO GESTOR?
Por que conceitos, princípios e ferramentas são a essência na vida de um gestor.
Conceitos dão consciência ao gestor sobre o que ele precisa saber para fazer uma boa gestão. Princípios norteiam a atuação do gestor sobre como agir, junto à sua equipe, clientes, parceiros, sócios e fornecedores. Ferramentas são instrumentos, métodos, metodologias, que o gestor vai usar para fazer planejamento e gestão.
E você pode perguntar:
Quais são as ferramentas essenciais para atuação do gestor?
Neste artigo apresento 20 ferramentas essenciais para você ser um melhor gestor, alcançando maiores e melhores resultados.
Ferramentas úteis ao gestor
Ferramentas são instrumentos, métodos, metodologias, que o gestor vai usar para fazer planejamento e gestão.
Para efeito deste artigo, não estou diferenciando, conforme literatura costuma fazer, diferenças de metodologias ou métodos.
Apresentar uma lista reduzida de ferramentas para gestão, garantidamente levará a críticas do tipo “faltou colocar ferramenta X, ferramenta Y”. Dependendo da área de conhecimento e atuação do leitor, haverá preferência por ferramenta W ou ferramenta Z.
Assim, apresento uma lista, que não é preferência minha, mas fruto de pesquisa (não aprofundada nem extensa) baseada em busca ampla no Google.
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- Balanced Scorecard (BSC)
- Business Model Canvas
- Cinco forças de Porter
- Cultura organizacional
- Gestão por resultados
- Gestão de indicadores
- Gestão à vista
- Gestão de processos
- Gestão de projetos (Guia PMBOK)
- Identidade organizacional (Missão, Propósito, Valores, Visão de futuro)
- KPIs
- Matriz BCG
- Matriz SWOT
- Metodologias ágeis (SCRUM, SQUADS, OKR, KANBAN)
- PDCA
- Pirâmide de Maslow
- Planejamento estratégico
- Plano de ação (5W2H, 5W1H)
- Plano de negócios
- Value Proposition Canvas
Balanced Scorecard (BSC)
Balanced Scorecard (BSC), em português seria traduzido como “Indicadores Balanceados de Desempenho”, é uma metodologia de medição e gestão de desempenho desenvolvida em 1992 pelos professores da Harvard Business School (HBS) Robert Kaplan e David Norton.
Os métodos usados na gestão do negócio, dos serviços e da infra-estrutura baseiam-se normalmente em metodologias consagradas que podem utilizar a TI (tecnologia da informação) e os softwares de ERP (Enterprise Resource Planning) como soluções de apoio, relacionando-a à gerência de serviços e garantia de resultados do negócio.
Os passos dessas metodologias incluem: definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade; passos estes implementados através de indicadores de desempenho (Wikipedia)
Business Model Canvas
O Business Model Canvas ou “Quadro de modelo de negócios” é uma ferramenta de gerenciamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes em uma única página. É um mapa visual pré-formatado contendo nove blocos do modelo de negócios.
O Business Model Canvas foi inicialmente proposto pelo escritor, pesquisador e empreendedor Alexander Osterwalder, criado em meados dos anos 2000, baseado no seu trabalho anterior sobre Business Model Ontology (Wikipedia).
Cinco forças de Porter
O modelo das Cinco Forças de Porter, concebido por Michael Porter, foi publicado na forma do artigo “As cinco forças competitivas que moldam a estratégia”, em 1979, na Harvard Business Review e destina-se à análise da competição entre empresas.
Considera cinco fatores, as “forças” competitivas, que devem ser estudados para que se possa desenvolver uma estratégia empresarial eficiente. Porter refere-se a essas forças como microambiente, em contraste com o termo mais geral macroambiente.
Utilizam dessas forças em uma empresa que afeta a sua capacidade para servir os seus clientes e obter lucros. Uma mudança em qualquer uma das forças normalmente requer uma nova pesquisa (análise) para reavaliar o mercado (Wikipedia).
Cultura organizacional
A cultura organizacional é a cultura em seu sentido antropológico, existente em uma organização, e que é composta por práticas, símbolos, hábitos, comportamentos, valores éticos e morais, além de princípios, crenças, cerimônias, políticas internas e externas, sistemas, jargão e clima organizacional.
A cultura influencia todos os membros dessa organização como diretrizes e premissas para guiar seus comportamentos e mentalidades (Wikipedia).
Gestão por resultados
Gestão por resultados é um modelo de gerenciamento que prioriza o alcance de metas e resultados, gerando planejamento de produtos e serviços a partir desses resultados estabelecidos.
A ênfase nos resultados proporciona e requer que todos os processos, produtos e serviços, e atividades das pessoas sejam focadas em alcançar os resultados de cada um, e, consequentemente, da organização.
A gestão por resultados envolve:
- Planejar estratégias e objetivos
- Definir indicadores e metas (estratégicos, táticos e operacionais)
- Desenvolver produtos e serviços
- Definir os respectivos processos e padrões para prover produtos e serviços de acordo com necessidades e expectativas dos clientes
- Prover educação e treinamento da equipe, quanto aos processos (operação) e à gestão
- Monitorar resultados, através da medição dos indicadores
- Avaliar e analisar resultados
- Promover ajustes, correção e melhoria, para alcance dos resultados
- Definir metas de melhoria dos resultados
- Definir objetivos e metas de inovação
Gestão de indicadores
Trata-se de uma representação dos dados obtidos da execução das atividades organizacionais, demonstrados de uma forma organizada e alinhada com a estratégia empresarial. O conceito central está em apontar o desempenho, segundo os propósitos definidos em um planejamento estratégico.
Os indicadores de desempenho organizacional são ferramentas básicas utilizadas para o gerenciamento do sistema organizacional.
Com estes indicadores as Empresa são capazes de aferir os processos organizacionais, apontar possíveis alterações nos planejamentos já definidos (Wikipedia)
Gestão à vista
A gestão à vista pode ser considerada uma grande aliada para os processos de comunicar e engajar os colaboradores, já que, como o próprio nome diz, informações relevantes são colocadas à vista dos colaboradores e gestores, permitindo o acompanhamento de indicadores da área, status de projetos e tendências.
Essa possibilidade de enxergar os dados atualizados de forma ampla favorece a tomada de decisões acertadas, minimizando problemas e prejuízos. É importante perceber que a gestão à vista necessita de padrões visuais claros e de fácil entendimento para que a correta interpretação das informações fique assegurada (Wikipedia).
Gestão de processos
A Gestão de Processos de Negócio (em inglês Business Process Management ou BPM) é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio.
A utilização do BPM, ao longo dos últimos anos, vem crescendo de forma bastante significativa, dada a sua utilidade e rapidez com que melhora os processos nas empresas onde já foi implementado. A sua perspectiva de crescimento é muito grande (Wikipedia).
Gestão de projetos
O guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um conjunto de práticas na gestão de projetos organizado pelo instituto PMI e é considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área.
O Guia PMBOK identifica um subconjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática, sendo, em razão disso, utilizado como base pelo Project Management Institute (PMI).
Uma boa prática não significa que o conhecimento e as práticas devem ser aplicadas uniformemente a todos os projetos, sem considerar se são ou não apropriados (Wikipedia).
Identidade organizacional
Tudo que uma empresa/organização faz tem a ver com sua identidade.
Veja cinco razões que auxiliam na importância da identidade organizacional:
- Ela ajuda a concentrar o esforço das pessoas numa direção comum;
- Ela ajuda a assegurar que a organização não persiga objetivos conflitantes;
- Ela serve de base lógica geral para alocar recursos organizacionais;
- Ela estabelece áreas amplas de responsabilidade na organização;
- Ela serve de base para definição de objetivos organizacionais.
A identidade organizacional costuma ter os seguintes elementos: missão, negócio, compromisso, propósito, competências, valores, princípios, credo, visão, visão de futuro, sonho. Isso depende do autor, da escola, do modelo de gestão escolhido.
A missão dá sentido ao que as pessoas fazem em satisfazer clientes e na construção do futuro;
O propósito contribui no sentido de motivar as pessoas a cumprirem a missão;
Os valores organizacionais orientam o comportamento das pessoas no dia a dia, bem como dá diretrizes para a tomada de decisão;
A visão de futuro define onde a empresa/organização quer chegar, quem ela pretende se tornar, como ela deseja ser percebida, no futuro.
KPIs
Um Indicador-chave de desempenho (em inglês key performance indicator KPI, ou até mesmo como “key success indicator” KSI), são ferramentas de gestão para se realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo, focando no “como” e indicando quão bem os processos dessa empresa estão, permitindo que seus objetivos sejam alcançados.
Existem diferentes categorias de indicadores, que podem ser indicadores quantitativos, indicadores qualitativos, principais indicadores, indicadores de atraso, indicadores de entrada, indicadores de processo, indicadores direcionais, indicadores acionáveis e indicadores financeiros. KPIs são “veículos de comunicação”, pois permitem que o corpo de gestores de uma organização comuniquem aos seus liderados o quão eficiente um processo é e como está seu desempenho ao longo de um período determinado (Wikipedia)
Matriz BCG
A Matriz BCG é uma análise gráfica desenvolvida por Bruce Henderson para a empresa de consultoria empresarial americana Boston Consulting Group em 1970.
Seu objetivo é suportar a análise de portfólio de produtos ou de unidades de negócio baseado no conceito de ciclo de vida do produto. Ela é utilizada para alocar recursos em atividades de gestão de marcas e produtos (marketing), planejamento estratégico e análise de portfólio.
Esta matriz é uma das formas mais usuais de representação do posicionamento de produtos ou unidades estratégicas de negócio da empresa em relação a variáveis externas e internas (Wikipedia)
Matriz SWOT
Análise SWOT ou Análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças em português) é uma técnica de planejamento estratégico utilizada para auxiliar pessoas ou organizações a identificar forças, fraquezas, oportunidades, e ameaças relacionadas à competição em negócios ou planejamento de projetos.
Destina-se a especificar os objetivos de riscos do negócio ou projeto, e identificar os fatores internos e externos que são favoráveis e desfavoráveis para alcançar esses objetivos.
Usuários da análise SWOT frequentemente perguntam e respondem questões para gerar informações significativas para cada categoria, de maneira a tornar a ferramenta útil e identificar sua vantagem competitiva. SWOT tem sido descrita como uma ferramenta de tentativa-e-erro de planejamento estratégico, mas também tem sido criticada por suas limitações.
A análise SWOT é uma ferramenta utilizada para realizar análise de cenários (ou ambientes), como base para gestão e planejamento estratégico de uma corporação ou empresa; devido a sua simplicidade, também pode ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, desde a criação de um blog à gestão de uma multinacional (Wikipedia).
Metodologias ágeis
Métodos Ágeis são algumas vezes caracterizados como o oposto de metodologias guiadas pelo planejamento ou disciplinadas. Uma distinção mais acurada é dizer que os métodos existem em um contínuo do adaptativo até o preditivo. Métodos ágeis existem do lado adaptativo deste contínuo.
A maioria dos métodos ágeis compartilha a ênfase no Desenvolvimento iterativo e incremental para a construção de versões implantadas do software em curtos períodos de tempo. Métodos ágeis diferem dos métodos iterativos porque seus períodos de tempo são medidos em semanas, ao invés de meses, e a realização é efetuada de uma maneira altamente colaborativa, estendendo-se a tudo (Wikipedia).
As metodologias ágeis mais conhecidas são: SCRUM, SPRINT, SQUAD, OKR, KANBAN. Outras metodologias ágeis são Programação Extrema, FDD, OpenUP, DSDM, Crystal, ASD, DSDM, SAFe, SMART ou outras.
Além dessas, eu costumo relacionar como metodologias ágeis as seguintes: Business Model Canvas; Value Proposition Canvas, GTD, Filosofia LEAN MANIFESTO ÁGIL, PEAGIL e XP.
PDCA
PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo/ciclo/roda de Deming, ciclo de Shewhart, círculo/ciclo de controle, ou PDSA (plan-do-study-act). (Wikipedia).
Pirâmide de Maslow
A hierarquia de necessidades de Maslow é uma teoria da psicologia proposta por Abraham Maslow em seu artigo “A teoria da motivação humana”, publicado em 1943 na revista Psychological Review.[1] Maslow define cinco categorias de necessidades humanas: fisiológicas, segurança, afeto, estima e as de auto realização.
Esta teoria é representada por uma pirâmide onde na base se encontram as necessidades mais básicas pois estas estão diretamente relacionadas com a sobrevivência.
Apesar da popularização do esquema em formato de pirâmide, esta representação da teoria não foi elaborada por Maslow, mas sim por Charles McDermid em 1960, em uma adaptação da teoria (Wikipedia).
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é um processo, formal ou informal, e geralmente repetitivo, com loops de feedback ao longo do processo. O planejamento estratégico fornece inputs para o pensamento estratégico, que orienta de fato a formação da estratégia.
O resultado é a estratégia da organização, que inclui um diagnóstico do ambiente e da situação competitiva, uma política orientadora sobre o que a organização pretende realizar, e as principais iniciativas ou planos de ação para alcançar a política orientadora (Wikipedia)
Plano de ação (5W1H, 5W2H)
O modelo mais utilizado para planos de ação baseia-se no 5W1H (What, Who, When, Where, Why, How), e o 5W2H (What, Who, When, Where, Why, How, e How much).
Plano de negócios
Plano de negócios (do inglês Business Plan), também chamado plano empresarial, é um documento que especifica, em linguagem escrita, um negócio que se quer iniciar ou que já está iniciado.
Geralmente é escrito por empreendedores, quando há intenção de se iniciar um negócio, mas também pode ser utilizado como ferramenta de marketing interno e gestão. Pode ser uma representação do modelo de negócios a ser seguido. Reúne informações tabulares e escritas de como o negócio é ou deverá ser (Wikipedia).
Value Proposition Canvas
Uma proposta de valor é uma promessa de valor a ser dada, comunicado e reconhecido. É também uma crença do cliente sobre como o valor (benefício) será entregue, experimentado e adquirido.
Uma proposta de valor é uma declaração que identifica benefícios claros, mensuráveis e demonstráveis que os consumidores obtêm ao comprar um determinado produto ou serviço. Ela deve convencer os consumidores de que este produto ou serviço é melhor do que os outros presentes no restante do mercado. Essa proposição pode levar a uma vantagem competitiva quando os consumidores optam por esse produto ou serviço específico em detrimento de outros concorrentes porque percebem maior valor (Wikipedia).
Os ganhos com o CPF do Gestor
Conceitos trazem clareza. Dominando conceitos, o gestor adquire clareza sobre o saber para fazer uma boa gestão.
Princípios geram confiança. Adotando princípios, o gestor alcança confiança sobre como agir, junto à sua equipe, clientes, parceiros, sócios e fornecedores.
Ferramentas trazem segurança. Utilizando ferramentas, métodos, metodologias, o gestor vai fazer planejamento e gestão para atuar com a segurança necessária para alcançar maiores e melhores resultados.
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Nota: Todas as fotografia utilizadas neste artigo foram obtidas junto ao Site Pixabay.