13 CONCEITOS QUE TODO GESTOR DEVE CONHECER

O CPF que todo gestor precisa conhecer e usar

No artigo O CPF QUE TODO GESTOR DEVE USAR apresentei a você a ideia do CPF DO GESTOR (Conceitos, Princípios e Ferramentas), como algo imprescindível para uma boa gestão

Qual a importância do CPF DO GESTOR?

Conceitos dão consciência ao gestor sobre o que ele precisa saber para fazer uma boa gestão. Princípios norteiam a atuação do gestor sobre como agir, junto à sua equipe, clientes, parceiros, sócios e fornecedores. Ferramentas são instrumentos, métodos, metodologias, que o gestor vai usar para fazer planejamento e gestão.

Mas você pode perguntar:

Como posso dominar os conceitos que norteiam a atuação do gestor?

Neste artigo detalho 13 conceitos essenciais que você deve dominar para ser um melhor gestor, alcançando maiores e melhores resultados

Conceitos necessários ao gestor

O principal insumo para boas decisões é conhecimento. E conhecimento significa dominar conceitos técnicos e de gestão.

Neste artigo introduzo alguns conceitos essenciais para um gestor conhecer.

Conceitos de seu negócio, mercado, área de atuação.
Conceito de produto e de serviços.
O que é gestão.
As funções administrativas.
Autoridade e responsabilidade.
Objetivos, estratégias e metas.
Indicadores, métricas, resultados.
Níveis de gestão: estratégico, tático, operacional.
Áreas da gestão empresarial.
Qualidade, Produtividade e Competitividade.
Eficiência, Eficácia e Efetividade.
Significado de Stakeholders.
Conceitos de gestão financeira.

Conceitos de seu negócio

Conhecer seu negócio, a tecnologia envolvida, o seu mercado de atuação, são assuntos inerentes ao gestor. Dominar conceitos e tecnologias do segmento de atuação são requisitos obrigatórios para entrar no jogo. Isso vale para o gestor que queira atuar em qualquer área.

Um gestor de saúde deve conhecer conceitos de patologias, terapias e medicamentos para gerenciar com mais facilidade. Um advogado precisa conhecer de leis, processos e justiça para decidir com mais acuidade. Um comerciante precisa conhecer de varejo, atacado e distribuição para ser mais assertivo.

Mas, além de conceitos intrínsecos do negócio, você precisa dominar conceitos de gestão para planejar e alcançar seus resultados, que apresento a seguir.

Conceitos de produtos e serviços

Todo e qualquer negócio existe para produzir e entregar produtos e/ou prestar serviços a seus clientes.

Produtos resultam dos processos de transformação de materiais, insumos e informações, e são classificados em bens e serviços.

Bens são os produtos físicos, tangíveis, como roupas, automóveis, equipamentos, alimentos, entre outros.

Serviços são os produtos não físicos, conhecidos como intangíveis, como atendimentos, transporte, consultas, ensino.

Conhecer os produtos e serviços de seu segmento de atuação, as tecnologias envolvidas com esses, e o portfólio de produtos e serviços de sua empresa constituem assuntos de grande importância para o gestor.

Já pensou em um gestor de um restaurante que não entende de alimentos e ingredientes?

O que é gestão

Uma das definições de que mais gosto, pela sua simplicidade e objetividade é atribuída a Peter Drucker, “gestão é alcançar resultados através de, e com pessoas”. Aqui uso gestão com o mesmo sentido de administração.

Você pode acrescentar um complemento como gestão financeira, gestão de pessoas, gestão estratégica, gestão da qualidade, gestão de processos, gestão de materiais, gestão de estoques, ou qualquer outro termo, e terá o entendimento de que, independente da área, a gestão será tanto melhor na medida em que os resultados estejam sendo alcançados, com uma boa utilização de recursos.

Então gestão, administração, coordenação, gerenciamento, gerência, direção, governo, são a mesma coisa?

Sim e não.

Conforme o autor, escola de pensamento, literatura técnica especializada, esses termos têm significados diferentes.

Mas, para fins deste artigo, adoto o termo gestão como sinônimo de administração, e qualquer outro dos termos aqui relacionados.

As funções administrativas

As funções administrativas, conforme a Conforme a Teoria Clássica da Administração, são: planejar, organizar, dirigir, comandar e controlar.

Um dos principais autores dessa abordagem, Henry Fayol sintetizou os elementos da função administrativa na famosa sigla POC3, que consiste em:

Planejar: estabelecer os objetivos da empresa, especificando a forma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas.
Organizar: coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido.
Comandar: fazer com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como administradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos.
Coordenar: a implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a empresa, almejando as metas traçadas.
Controlar: estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera.

Autoridade e responsabilidade

A importância de entender os conceitos de autoridade e responsabilidade reside, principalmente, no fato de integrar resultados com autonomia do gestor.

Responsabilidade tem a ver com os resultados que um gestor e sua equipe devem alcançar.

Autoridade tem a ver com a autonomia que um gestor deve ter para tomar decisões que vão impactar seus resultados.

Uma dificuldade frequente nas empresas é de cobrar resultados de um gestor, sem que ele tenha autoridade sobre determinados fatores que vão influenciar os resultados pelos quais são responsabilizados.

Imagine você ser cobrado pelo resultado de seu time, sendo que você não tem autoridade para trocar a equipe.

Objetivos, estratégias e metas

Três conceitos simples, de grande importância e extrema utilidade, e que, por outro lado, muita gente confunde, comprometendo a gestão, são objetivos, estratégia e metas.

Objetivo está relacionado com alvo a ser alcançado. Estratégia está relacionada com a maneira que vamos utilizar para alcançar o alvo desejado, enfim, o objetivo.

Objetivo é o destino. Estratégia é o caminho.

Por outro lado, há necessidade de entender e diferenciar objetivos e metas.

Tanto Objetivo como Meta são alvos. Porém:

OBJETIVO é um alvo qualitativo
META é um alvo quantitativo

De outro modo uma META é a quantificação de um OBJETIVO. Assim:

aumentar a produção pode ser um OBJETIVO. Uma META poderia ser aumentar a produção em 20%;
ganhar peso pode ser um OBJETIVO para alguém que sonha deixar de ser magro. Ele pode, então, estabelecer uma META de ganhar 9 Kg.

Indicadores, métricas e resultados

Vimos na definição de gestão, apresentada no início deste artigo, que “gestão é alcançar resultados através de, e com pessoas”.

A importância disto vem do fato de que, para tornar a gestão mais concreta, há que se transformar objetivos em resultados.

Enquanto um objetivo pode ser algo um pouco subjetivo, como vimos na seção anterior – ganhar peso, aumentar produção, o resultado tende a ser algo concreto, palpável.

Assim, você pode entender que objetivo é o que você pretende fazer, e resultado é o que você espera que aconteça como consequência do que você fez.

Gosto de citar um exemplo, que considero muito didático, em relação a dar uma aula sobre determinado assunto. Você pode definir como objetivo apresentar o assunto X, ou ensinar os alunos sobre o assunto X. O resultado é que os participantes da aula aprendam o assunto. Assim, o resultado “esperado” é que os alunos tenham assimilado o assunto X.

Num outro exemplo, um gerente comercial pode definir como objetivo aumentar as vendas do produto A (o que ele quer alcançar). Resultado esperado serão as vendas do produto A aumentadas. Se quiser melhorar, você pode acrescentar vendas do produto A aumentadas de X para Y mil unidades.

Uma outra perspectiva (Cristina Cunha) é entender que objetivo é “o que pretendemos fazer. Resultado é, na prática, o que queremos produzir no público de interesse”.

Sobre indicadores.

A grande importância em ter os resultados claros é porque eles permitem a definição de indicadores.

Indicadores são medidas, índices, números utilizados para avaliar o desempenho de um processo, atividade, indivíduo. Desempenho pode ser produção, produtividade, qualidade, competitividade, resultado financeiro ou de qualquer outra natureza.

A conhecida afirmação de Dr Deming de que acreditar em Deus é possível, mas nos demais assuntos, é necessário ver os números mostra a importância do uso de indicadores.

Indicadores e métricas são a mesma coisa?

A depender do autor ou escola que você esteja seguindo, indicadores e métricas são considerados sinônimos.

Para alguns autores há um entendimento de que métricas se referem a medidas básicas, dados brutos, como produção, vendas, ou seja, uma quantidade de algo, em termos básicos.

Os indicadores são um conceito mais abrangente, quando se transforma a medida básica (métrica) em um indicador para tomada de decisão, geralmente gerando uma taxa, razão, de forma relativa. Exemplos de indicadores: produção por funcionário, vendas por metro quadrado.

Níveis de gestão

Muitos gestores confundem seus afazeres, e desperdiçam tempo, pela pela falta de compreensão de seu papel dentro de uma empresa. O diretor tem afazeres amplos. O Gerente tem atribuições mais setoriais. Supervisor deve atuar em termos mais localizados.

Isso tem a ver com os níveis de gestão: estratégico, tático e operacional.

Estratégia tem a ver com assuntos que dizem respeito a toda a organização. Tático tem a ver com assuntos relacionados a um departamento, uma gerência. Operacional é aquilo que diz respeito à operação, isto é, a produção numa indústria, ou à prestação de um serviço específico.

Estratégia tem a ver com assuntos que exigem tomada de decisão por parte da Direção de uma organização. Tático diz respeito a assuntos resolvidos por gerentes. Operacional está relacionado com um setor, envolvendo, normalmente, supervisores.

Com relação ao tempo, estratégia tem a ver com assuntos que podem ser resolvidos de médio para longo prazo. Tático normalmente tem impacto de médio para curto prazo. Operacional tem a ver com curto prazo, um dia, ou alguns poucos dias.

Área de gestão

Qualquer empresa se divide em áreas, que requerem conhecimentos, tecnologias, e princípios ou regras para lidar com cada situação. Um gestor dificilmente, para não dizer nunca, consegue dominar de forma profunda todas as áreas de um negócio. Mas é importante que domine conceitos e fundamentos das seguintes áreas:

Gestão da operação: antigamente denominada de produção, é a efetiva transformação de insumos e informações em produtos (bens) e serviços.

Gestão logística: envolve a aquisição, transporte, armazenamento, movimentação, de insumos e informações (cada vez mais), desde os fornecedores, passando pela operação, e chegando até a distribuição e entrega de produtos e serviços aos clientes e consumidores.

Gestão de marketing: tomando como base os clássicos 4 Ps do marketing (Wikipedia), a gestão de marketing cuida de Produto: Ciclo de vida, novos produtos, composto de produtos; Preço: Elasticidade preço demanda, custos, concorrência; Praça: Distribuição física, canais de venda e distribuição; e Promoção: Por via de propagandas, publicidades, promoções de venda.

Gestão de pessoas: Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Pessoas ou Administração de Recursos Humanos é a aplicação de um conjunto de conhecimentos e técnicas administrativas especializadas no gerenciamento das relações das pessoas com as organizações, com o objetivo de atingir os objetivos organizacionais, bem como proporcionar a satisfação e a realização das pessoas envolvidas (Wikipedia).

Gestão financeira: A administração financeira é utilizada para controlar da forma mais eficaz possível, no que diz respeito à concessão de crédito para clientes, planejamento, analise de investimentos e, de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa, visando sempre o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios, observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa (Wikipedia).

Gestão comercial: área que lida com atividades de compra e venda de produtos ou serviços. Costuma incluir definição de preços, política comercial, relacionamento com clientes, definição de pontos de vendas, planejamento e execução de vendas.

Qualidade, produtividade e competitividade

Três conceitos, que se convertem em medidas, são universais para qualquer negócio: qualidade, produtividade e competitividade.

Qualidade: em seu sentido mais básico, trata da conformidade de produtos e serviços em relação a especificações e/ou desejos dos clientes;

Produtividade: um conceito utilizado para avaliar a capacidade de produção relacionada a recursos utilizados. A produtividade, em seu sentido mais básico, serve para avaliar a produção por funcionário, por equipamento ou mesmo por unidade de operação;

Competitividade: a capacidade de uma empresa competir e conquistar clientes, fazer negócios, e gerar receitas.

Como esses três conceitos se relacionam? O que vem primeiro?

Você pode entender que competitividade é o grau em que uma empresa tem produtividade e qualidade. Ou seja, ao produzir com qualidade, a empresa será mais produtiva, tornando-se assim mais competitiva.

Eficiência, eficácia e efetividade

Esses três conceitos, para muitos gestores, podem não fazer diferença alguma no seu dia a dia, principalmente para quem está preocupado com os negócios, sem se ater ao uso “preciso” de termos de gestão.

Por outro lado, dependendo do contexto onde você atua, utilizar os conceitos corretos (eficácia), de forma correta (eficiência), continuamente (efetividade), pode fazer muita diferença.

Vejamos então os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade.

Eficiência: relaciona-se com a utilização de recursos. Eficiência é fazer bem feito, utilizando os recursos de maneira adequada, “eficiente”. Eficiência tem a ver com a qualidade e produtividade do processo.

Eficácia: está relacionado com alcançar resultados. Gosto de simplificar dizendo que eficácia é fazer a coisa certa. Eficácia tem a ver com o produto, ou seja, a qualidade do resultado final.

Peter Drucker propôs que eficácia é a capacidade de fazer as coisas ‘certas’, enquanto eficiência é a capacidade de fazer as coisas ‘certo’. Em outras palavras, um administrador é considerado eficiente quando minimiza o custo dos recursos usados para atingir determinado fim (Castro)

Efetividade: tem a ver com ser eficaz e eficiente de forma integrada e continuada. Efetividade é “a capacidade de reduzir os custos operacionais de determinado projeto, mas ainda assim garantir que o produto final seja o melhor possível” (Rock Content).

Stakeholders

Historicamente a discussão sobre para quem uma empresa existe oscilava entre clientes ou acionistas. Com a evolução da gestão, as pessoas assumiram uma importância crescente. A responsabilidade social trouxe o entendimento de que a sociedade é também um agente a ser atendido por uma empresa. E seus fornecedores, embora possa ser considerado menos impactado do que os clientes, também representam uma parcela a ter duas necessidades atendidas por uma organização.

Assim, o conceito de stakeholders veio a ser utilizado para representar as partes interessadas, e impactadas, pela existência e atuação de uma empresa.

Os Stakeholders, ou partes interessadas, mais frequentes são: clientes, acionistas, funcionários, fornecedores, sociedade. Outros atores que costumam ser citados como stakeholders: governo, credores, sindicatos, investidores, associações, concorrentes, imprensa.

A importância de relacionar os stakeholders reside em definir ações para atender às necessidades e expectativas de cada um dessas partes.

Conceitos de gestão financeira

Se você é um gestor da área financeira, pode pular esta seção. Caso não o seja, recomendo acessar os conceitos que relaciono a seguir, e atentar para cada um em seu negócio, extraídos do artigo “Os principais conceitos financeiros que você deve saber“.

Capital inicial: investimento realizado para tirar o seu negócio do papel. Ou seja, quanto dinheiro você e seus sócios investiram para construir essa empresa e colocá-la em funcionamento.
Capital de giro: o dinheiro que a sua empresa possui em caixa para arcar com todos seus custos operacionais.
Fluxo de caixa: é uma ferramenta usada para controlar as movimentações financeiras que acontecem diariamente no seu negócio. Trata-se de um registro de todas as entradas e saídas de recursos que facilita o entendimento do seu desempenho financeiro.
Despesas fixas: aquelas despesas que ocorrem de forma recorrente para que o seu negócio continue operando – sem variar de acordo com os resultados obtidos.
Custos variáveis: aqueles custos que variam conforme o desempenho de vendas da empresa – podendo ser diferentes todos os meses. Entre eles estão os custos com matéria-prima, comissão dos vendedores, materiais de produção e logística.
Retorno sobre o investimento (ROI): um indicador que faz uma relação entre as suas despesas e o retorno obtido. Ele pode ser usado tanto para mensurar o retorno sobre todas ações da sua empresa em determinado período de tempo quanto em áreas específicas.
Endividamento: é um indicador que avalia o percentual do patrimônio da sua empresa que está comprometido com terceiros – seja com empréstimos ou pagamentos pendentes. Trata-se de uma forma de evitar riscos pelo alto nível de endividamento em longo prazo.
Margem de contribuição: representa quanto dinheiro sobra para a sua empresa após a venda de um produto ou serviço.
Ponto de equilíbrio: indica quantos produtos você precisa vender para pagar todas as despesas fixas. Ou seja, a partir do ponto de equilíbrio todas as vendas realizadas se transformam em lucro para a empresa. Porém, abaixo do ponto de equilíbrio a sua empresa está operando com prejuízo.
Liquidez: O índice de liquidez mostra a capacidade que a sua empresa tem de pagar suas dívidas – considerando seus ativos e comparando com as dívidas de curto prazo. É uma maneira que facilita o entendimento sobre a capacidade que você tem de lidar tranquilamente com os compromissos financeiros dos próximos meses.

Não pretendo ter trazido um curso completo de gestão financeira. Na verdade existem muitos outros conceitos financeiros necessários para a gestão financeira de um negócio. Mas esses que relacionei são essenciais para qualquer gestor conhecer e acompanhar.

Os ganhos com o CPF do Gestor

Conceitos trazem clareza. Dominando conceitos, o gestor adquire clareza sobre o saber para fazer uma boa gestão.

Princípios geram confiança. Adotando princípios, o gestor alcança confiança sobre como agir, junto à sua equipe, clientes, parceiros, sócios e fornecedores.

Ferramentas trazem segurança. Utilizando ferramentas, métodos, metodologias, o gestor vai fazer planejamento e gestão para atuar com a segurança necessária para alcançar maiores e melhores resultados.

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Nota: As fotografias utilizadas neste artigo foram obtidas junto ao Site Pixabay.