Você tem gostado das reuniões de que tem participado? As reuniões costumam ser objetivas? Ou são reuniões em que as discussões se estendem, vários assuntos são discutidos e não se chega a resolução alguma, ou talvez algumas poucas?

Problemas e dificuldades das reuniões

A menos que você esteja pensando em reunião recreativa ou festiva, cujo objetivo basicamente é de diversão e entretenimento, as reuniões de trabalho costumam ser palco de discussões sobre aspectos como:

● A quantidade de reuniões nas empresas e organizações parece que só cresce

● A extensão da duração das reuniões parece não ter fim

● A falta de objetividade nas reuniões realizadas é algo comum

 

Por que essas coisas acontecem?

De modo geral, percebe-se um aumento na frequência, intensidade, duração de reuniões em ambientes organizacionais. Com isso, as reclamações, listadas acima, tendem a crescer. Este estado de coisas acontece devido a fatores como:

● O número de reuniões vem aumentando por que há uma necessidade de compartilhar informações e decisões com uma quantidade de pessoas cada vez maior, em empresas e organizações.

● A frequência de reuniões vem aumentando por que a existem, cada vez mais, novos desafios e oportunidades, levando à necessidade de discutir como superar os desafios, ou como aproveitar oportunidades que, até pouco tempo atrás, não existiam. E nem tudo é algo simples, que uma única pessoa possa encontrar as respostas necessárias.

 

Para que servem reuniões?

É sempre bom lembrar que as reuniões de trabalho, tema deste artigo, podem ser divididas em dois principais tipos: técnicas e gerenciais.

Reuniões técnicas são realizadas para tratar de um problema específico, uma etapa de um projeto, a busca de solução relacionada ao desenvolvimento de um produto.

Reuniões gerenciais servem, principalmente, para fazer avaliação de determinado assunto, evento ou período de trabalho, a fim de identificar ações para corrigir o mau desempenho ou melhorar os resultados para o futuro. Reuniões gerenciais costumam acontecer para analisar resultados de determinado período, identificando ações a ser planejadas para os períodos seguintes.

 

Como melhorar as reuniões?

Afinal, depois de tudo o que foi listado, como melhorar as reuniões, você pode perguntar.

Primeiramente, você pode refletir, com sua equipe, sobre os motivos que geram reuniões de baixa produtividade, dentre os fatores aqui listados.

Em segundo lugar, vocês podem dividir as reuniões, conforme o tipo – técnicas x gerenciais – e adotarem uma conduta compatível com cada tipo.

Em terceiro lugar, é importante lembrar que reuniões existem para Compartilhar, Encaminhar ações, Envolver e Comprometer, e Acompanhar a posteriori.

 

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